このレッスンでできるようになること
一人で育てたBotが役立つようになったら、チームでも使いたくなります。ここで先に決めたいのは、同じ設定を配るのか、一つのBotを共同で利用するのかです。このレッスンでは、練習用FAQを使うTeam Botを作り、共有する資料と接続を確認してからチームへ公開します。目標は、誰が使ってもよい情報と、個人のまま残す情報を説明できる状態にすることです。
1．個人BotとTeam Botを使い分ける
個人Botは自分の仕事に使い、テンプレートは受け取った人が自分のコピーを育てます。Team Botは共通の設定を使う仕組みで、設定変更がチームに届きます。担当者ごとに自由に改変したい仕事と、全員で同じFAQを参照したい仕事では、適した形が異なります。
今回は、架空の研修について「開催時間、参加方法、問い合わせ先」を答えるBotを作ります。実在の顧客情報や個人の相談履歴は使いません。共有する価値が一つに絞られていると、資料の範囲と回答の品質を確かめやすくなります。「会社のことなら何でも答える」から始めないようにしましょう。
2．未公開のTeam Botを作る
チーム機能を利用できるアカウントのデスクトップアプリで、New chat → Create new Team Botを選びます。選択肢がない場合は、利用資格と組織の設定を確認してください。新しく作ったTeam Botは公開するまで自分だけが確認できるので、ここで練習用の設定を整えます。
この依頼文は、何のためのBotかを伝える出発点です。Botの説明だけで共有範囲が制御されるわけではありません。次の設定画面で、実際に何を登録したかを確認する必要があります。
3．共有資料と接続を点検する
Botの詳細にあるSetupを開き、Filesから練習用FAQを登録します。この実習では短い.txtか.mdを使うと、内容を確認しやすくなります。Skills、Plugins、Secretsの各項目も見て、今回不要なものを追加していないか確認します。通常の会話に添付した資料と、チームの共通資料として保存する操作を取り違えないでください。
資料には、更新日、管理担当、回答してよい範囲を書きます。たとえば「次回の日程は未確定。日付を推測しない」と明記すれば、日程を聞かれたときの期待する回答が決まります。資料の存在だけでなく、古い情報をどう扱うかも設計します。
接続を追加する場合は認証方式を確認します。公式仕様では、OAuth型は話しかけた人のアカウント、キー型はBot共通の認証情報を使う場合があります。「全員が自分の権限で動く」と一括して考えないでください。FAQだけで答えられる今回の練習では、外部接続や秘密情報を登録する必要はありません。
4．公開前の質問で回答を確認する
正常な質問、資料にない質問、条件が曖昧な質問を一つずつ試します。「開始時刻は何時か」「来年も開催するか」「途中参加できるか」といった質問です。FAQに記載がある場合は根拠付きで答え、記載がない場合は不明と返すかを確認します。
誤りがあったら、質問への返答だけを直して終わらせず、共有用FAQまたは手順のどちらを直すべきか考えます。情報そのものが足りないならFAQを更新し、資料にあるのに答え方が違うなら手順を修正します。個人との会話で訂正しただけで、全員向け設定も変わったとは決めつけないでください。
公開前には、共有用の資料を人が開いて読みます。ファイル名からは分からない内部メモや、使わなくなったリンクが含まれることもあります。過去の個人Botから引き継ぐ方法もありますが、初回は新規作成の方が、共有する対象を少なく保ちやすくなります。
5．公開して別の利用者で確かめる
共有する内容を確認したらPublish to teamを選びます。この操作はチームへの公開です。小さなテスト対象だけに見せる設定だと決めつけず、所属チームに公開してよい資料であることを確認してください。公開後は、同僚がNew chat → Team Botsから追加し、自分の会話で同じ質問を試します。
オーナーの会話でしか成立しない回答になっていないかを見ることが、この確認の目的です。同僚には、期待する答えを先に見せず、質問と参照資料だけを渡すと、説明不足を見つけやすくなります。試した人、質問、回答、修正点を一つの記録へまとめます。
Team Botの共通設定と、利用者ごとの会話は同じものではありません。また、Team Botに作ったRoutineも作成者個人に属します。公開すれば全員の定期実行が始まるわけではないため、報告を共同利用したい場合は、その出力先と運用担当を別に決めます。
実践課題と完了チェック
練習用FAQを作り、未公開のTeam Botへ登録して三種類の質問を試してください。共有内容の確認後に公開し、別の利用者でも回答を確認します。チーム機能が使えない場合は、設定案とテスト質問までを作成し、公開は未実施と記録します。資料、接続、利用者、運用担当の四点を説明できれば、共同利用の土台が整います。
