このレッスンでできるようになること
Botが「できました」と返しても、そのまま仕事が完了したとは限りません。ファイルが開けない、根拠が分からない、依頼した項目が抜けている、といった状態では次の人へ渡せないからです。このレッスンでは、複数の資料から比較表と短い提案文を作る練習を通じて、成果物の条件、検証方法、修正の進め方を学びます。目標は、自分以外の人も確認できる形で納品を受け取ることです。
1．材料に名前と役割を付ける
実習には、架空のサービス案を二つ用意します。案Aは低価格で機能が少ない、案Bは高価格で機能が多い、といった簡単な設定で構いません。価格、対象者、提供内容、未確定事項を短い文書にまとめてください。実在の商品を使う場合は、比較する時点と対象プランをそろえます。
資料を渡すときは、単に「比較して」と頼まず、どの資料を何に使うのか説明します。「AとBは比較する提案書、条件メモは判断基準」という対応を示すと、Botが資料の役割を取り違えていないか確かめられます。古い版と新しい版があるなら、採用する版を指定し、古い資料を補助情報として使うかどうかも決めます。
公式には、添付やリンクから資料を渡し、生成結果を会話上で確認する流れが用意されています。ただし、ファイル形式に対応していることと、すべてのページやセルを正確に読み取れることは別です。最初に資料名と読み取れた範囲を確認し、読めなかった部分を明示してもらいましょう。
2．納品条件を先に書く
比較表の列を「案名、価格、対象者、条件に合う点、足りない点、根拠」に固定します。続いて、誰が何を判断する表なのかを伝えます。今回なら「担当者が、次に詳しく検討する案を一つ選ぶため」です。用途が決まると、すべての情報を均等に並べる必要がなくなります。
形式は、その後の作業から選びます。会話で確認するだけなら表形式の回答でも十分です。別の担当者が集計するならCSV、文章の推敲を続けるなら編集できる文書が候補になります。拡張子を指定しても、利用環境で必ずその形式を生成できるとは限りません。難しい場合は理由と代替形式を返すよう、依頼に含めてください。
3．見た目より先に内容を検査する
結果が出たら、最初に比較対象と項目の数を数えます。二つの案を依頼したのに一つしかない、六つの列のうち根拠がない、といった欠落は、文章を読み込む前に見つけられます。次に、空欄が「情報がない」のか「処理できなかった」のかを確認します。この二つでは、次に取る行動が違います。
数字は、単位と条件をセットで照合します。月額と年額、税込と税別、初期費用と継続費用が混ざっていないか見ます。計算が含まれる場合は、簡単な一行を自分でも計算して比べます。総額だけが合っていても、期間や件数の前提が違えば、判断材料としては使えません。
最後に、提案文の言い切り方を確認します。「案Aが最適」と書かれていても、判断条件が不足しているなら、まだ結論を出す段階ではありません。「価格を優先する場合は案Aが候補。運用負荷は未確認」のように、条件付きの判断へ直してもらいます。比較表は決定を代行するものではなく、判断の根拠を見えるようにするものです。
4．修正を一つの成果物へ集める
修正するときは、対象の成果物と変更箇所を指定します。「もっと分かりやすく」だけでは、正しい部分まで書き換わる可能性があります。「先ほどの比較表の価格列に支払期間を追加し、根拠のない優劣表現を削る」のように、改善点を具体化してください。
修正後には、変更した箇所だけでなく、重要な条件が残っているかも確認します。列を追加した結果、元の根拠が消えることもあり得ます。確認済みの条件を短いチェックリストにしておくと、毎回すべてを最初から読み直す負担を減らせます。二回直しても同じ誤りが続くなら、対象資料を一つに減らして原因を調べましょう。
ファイルを保存する場合は、どれが最新版か分かる名前にします。「比較表_確認前」「比較表_確認済み」のように状態を区別し、作業中の複製をむやみに増やさないようにします。別のBotへ引き継ぐ場合にも、参照してよい版を一つ指定することが有効です。
5．受け渡しの説明を添える
納品時には、成果物へのリンクや添付に加え、使用した資料、確認済みの項目、未確認の項目、次に必要な判断を短く残します。受け取る人が過去の会話を全部読まなくても、何を信用できて、何を確かめるべきか分かる状態を目指します。
たとえば「価格と対象者は原文と照合済み。導入期間は両案とも記載なし。次は提供元に導入期間を確認する」と書ければ、次の作業が具体的になります。Botの作業報告と、人が確認した事実を混ぜないことも大切です。自分が開いていないファイルを、確認済みと扱わないでください。
実践課題と完了チェック
二つの案から比較表を作り、一箇所修正し、受け渡し用の説明を三文でまとめてください。比較対象と列がそろっている、重要な数値を照合できる、不明点が残されている、最新版が特定できる、という四点を確認します。ここまで整えれば、次のレッスンで複数Botへ仕事を分担するときにも、成果物を共通の受け渡し単位として使えます。
